Formålet med arkiva til Gol kommune er å sikre dokumentasjon for å trygge demokratiet, rettar, kulturarv og forsking. Dokumentasjon som har verdi for saksbehandlinga, skal bevarast i system som sikrar ei autentisk langtidslagring for all ettertid.
For kommunen som offentleg organ er arkiv ei lovpålagt oppgåve.
Arkivorganisering
Arkivansvaret i Gol kommune er lagt til kommunedirektøren som har delegert det operative ansvaret til avdelingsleiar for sekretariatet og tenestetorg.
Dette er vedteke i delegeringsreglement til Gol kommune, sak 82/24 10.desember 2024.
Arkivtenesta i Gol kommune har eit sentralarkiv med felles post- og arkivteneste og er plassert i sekretariatet på kommunehuset.
Arkivtenesta har ansvar for å utføre sentrale funksjonar knytt til arkivdanning og bevaring. Hovudoppgåve er å sikre dokumentasjon for å skape god og effektiv saksbehandling og trygge demokratiet og rettigheitar ved meiroffentlegheit.
Dokumentasjonsstrategi
Gol kommune har ein administrativ dokumentasjonsstrategi for år 2025–2028.
Internkontroll av arkiv
Arkivplanen eit planleggings- og styringsreiskap for arkiv og dokumentasjonsforvaltning i Hallingdalskommunene. Tilsette har tilgang til verktøyet i internkontrollsystem og kommunalt intranett.
Arkivplanen tilhøyrar kvar kommune, men har utgangspunkt i ein felles regional arkivplan. Arkivplanen inneheld rutinar og dokumentasjonskrav for alle kommunale forvaltningsoppgåver.
Ynskjer du innsyn i kommunen sin arkivplan, ta kontakt med kommunens postmottak.
Arkivsystem
Gol kommune har fullelektronisk sak/arkiv system. Arkivtenesta har det daglege ansvaret for kvalitetssikring av den offentlege journalen i dette systemet.
Arkivansvarleg og systemadministratorar for fagsystem med eige arkiv har ansvar for kvalitetssikring av offentleg journal i desse systema. Dette kan gjelde fagsystem for helse, omsorg og oppvekst.
Tilgjengeleggjering av arkiv
Offentleg postliste tilhøyrande kommunes sak/arkiv system er tilgjengeleg via innsynsløysinga på heimesida. Innsyn i dokument frå postlista kan bestillast direkte i innsynsløysinga. Lista er søkbar 2 år attende i tid. Innsynsførespurnader som gjeld dokument som er eldre enn 2 år, kan rettast til postmottak i kommunen.
Politiske saksdokument er tilgjengeleg via møtekalender på heimesida. Desse er publiserte i fulltekst.
Kommunen er ein av eigarane av IKA Kongsberg IKS – Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. IKA Kongsberg har som oppgåve å bevare og formidle arkiv som har rettsleg, forvaltnings messig og kulturell verdi på vegne av kommunen. IKA Kongsberg bevarer historie og gjer den tilgjengeleg for samtid og framtid.
Kva skjer med dokument som kjem til kommunen?
Dokument som kommunen mottek via papirpost eller digitale mottaksplattformer til sentralt postmottaket, blir vidarefordelt til rett teneste av arkivtenesta. Dokument som blir gjenstand for saksbehandling blir journalført i aktuelt fagsystem for vidare saksbehandling.
Kor lenge finst dokumentasjonen?
Kommunen har hovudansvar for arkiva så lenge arkiva er aktivt i bruk eller til angitt tidspunkt etter at arkiva er avslutta. For rettigheits dokument vil det være 10 år, administrative dokument 25-30 år. Kommunen overfører dei avslutta arkiv til IKA Kongsberg.
Lovverk knytt til dokumentforvaltning
Aktuelt lovverk finst på lovdata.no